In seiner letzten Sitzung hat der Magistrat weitreichende Beschlüsse zur Digitalisierung der Verwaltung gefasst: Beschlossen wurde etwa die Beschaffung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems und bereits bestellt ist ein Programm zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die Stadt Gersfeld (Rhön) beteiligt sich an einer Arbeitsgruppe mit unseren Nachbarkommunen Poppenhausen, Ebersburg und Eichenzell zur Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes und an der App "meinOrt". Bereits seit einigen Jahren genutzt wird ein Gremieninformationssystem, dass ein papierloses organisieren der Gremiensitzungen ermöglicht.
Onlinezugangsgesetz
Die Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung soll in Zukunft deutlich schneller, effizienter und nutzerfreundlicher werden. Daher hat der Bund das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) erlassen. Dieses Gesetz verpflichtet den Bund, die Länder und die Kommunen ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 über Verwaltungsportale auch digital anzubieten.In Zukunft können viele Verwaltungsleistungen also bequem von zu Hause aus, per PC, Tablet oder Smartphone beansprucht werden. Dies setzt voraus, dass Arbeitsprozesse der Verwaltung neu organisiert und digitalisiert werden, dass entsprechende Softwarelösungen beschafft und die Verwaltung entsprechend der Erfordernisse der Digitalisierung umgebaut wird, um ein rein digitales Arbeiten neben den weiterhin nötigen analogen Prozessen ermöglichen zu können.
Die Kommunen im Landkreis Fulda haben Sich zu Arbeitsgruppen zusammen geschlossen und erarbeiten gemeinsam die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes. Die Stadt Gersfeld (Rhön) beteiligt sich an einer Arbeitsgruppe mit unseren Nachbargemeinden Eichenzell, Ebersburg und Poppenhausen.
Elektronisches Dokumentenverwaltungssystem "Digitale Akte"
Auch die Zukunft der öffentlichen Verwaltung liegt in der Digitalisierung. Die Stadt Gersfeld (Rhön) will sich mit diesem fundamentalen Wandel frühzeitig befassen und die Chancen und Potentiale der Digitalisierung nutzen. Daher wurde beschlossen ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem zu beschaffen, welches die Verwaltung in die Lage versetzen wird digitalen Akten sicher und effizent zu führen. Das Ende der Pierakten ist damit eingeleitet. So sollen etwa der Bürgerservice verbessert, Arbeitsprozesse beschleunigt und die Bearbeitungszeit verkürzt sowie Ressourcen (z.B. Papier und Arbeitszeit) geschont werden. Die Gemeinde Ebersburg wird dasselbe Programm beschaffen, sodass im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit, etwa einem Gemeindeverwaltungsverband dessen Gründung wir derzeit vorbereiten, mit einer einheitlichen Software gearbeitet werden könnte.
Gersfeld App "meinOrt"
Die Stadt Gersfeld (Rhön) beteiligt sich an der App "meinOrt" des Verlages Linus Wittich (Rhönbote). Damit ist es nun möglich den wesentlichen Inhalt des Rhönboten digital, auf dem Tablet oder Smartphone, kostenfrei zur Kenntnis zu nehmen und etwa über Nachrichten und Termine aus Gersfeld direkt per "Push-Nachricht" informiert zu werden. Nachrichten und Informationen, z.B. aus dem Rathaus, den Kirchengemeinden, von Vereinen oder Verbänden, sind in der App unmittelbar, schon bevor die Print-Ausgabe erscheint, verfügbar. Auch das Einstellen von Nachrichten, etwa durch Vereine, soll wesentlich erleichtert werden. Die Print-Ausgaben des Rhönboten wird es selbstverständlich auch weiterhin geben. Auch die Vollauflagen. Die App läuft derzeit im Testbetrieb, ist aber in den Appstores bereits verfügbar. Sie soll kontinuierlich verbessert und um weitere Funktionen ergänzt werden.